Operational Excellence
Trong bất kỳ hành trình cải tiến nào theo phương pháp Lean, 5S luôn là bước khởi đầu không thể thiếu. Bởi lẽ, một nhà xưởng bừa bộn, thiếu tổ chức sẽ là mảnh đất màu mỡ cho lãng phí phát sinh – từ thời gian tìm kiếm dụng cụ, đến tai nạn lao động hay lỗi sản phẩm do mất kiểm soát. 5S không chỉ là “dọn dẹp nhà xưởng”, mà là cách để thiết lập một môi trường làm việc ngăn nắp, chuyên nghiệp, nơi mọi người có thể làm việc an toàn và hiệu quả hơn mỗi ngày.
Bước đầu tiên của 5S là Seiri – sàng lọc. Tại đây, doanh nghiệp cần xem xét toàn bộ không gian làm việc để loại bỏ những vật dụng, tài liệu, công cụ không còn giá trị sử dụng. Việc giữ lại những thứ không cần thiết chỉ khiến không gian trở nên chật chội, rối loạn và gây lãng phí. Seiri không đơn thuần là “vứt bớt đồ”, mà là một quá trình tư duy: cái gì thực sự cần cho công việc? Những gì hiếm khi dùng có thể cất ở đâu? Qua đó, doanh nghiệp tiết kiệm không gian và tạo ra môi trường làm việc tinh gọn ngay từ đầu.
Sau khi đã sàng lọc, bước tiếp theo là Seiton – sắp xếp. Những vật dụng còn lại cần được tổ chức khoa học, có logic rõ ràng và thuận tiện cho thao tác. Nguyên tắc quan trọng là “dễ tìm – dễ thấy – dễ lấy – dễ cất lại”. Ví dụ, dụng cụ sử dụng thường xuyên nên được đặt ở vị trí gần tầm tay, có đánh dấu bằng màu sắc hoặc hình ảnh. Việc sắp xếp khoa học giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm, giảm lỗi thao tác và tăng hiệu quả sản xuất một cách rõ rệt.
Seiso không chỉ đơn thuần là lau chùi, mà là làm sạch với mục đích kiểm tra. Khi nhà xưởng sạch sẽ, bụi bẩn và rò rỉ bất thường sẽ dễ dàng bị phát hiện – giúp nhận biết sớm các vấn đề kỹ thuật hoặc dấu hiệu hư hỏng của máy móc. Một môi trường làm việc sạch cũng tạo cảm giác chuyên nghiệp, nâng cao tinh thần nhân viên và giảm thiểu nguy cơ tai nạn lao động. Do đó, làm sạch không nên là công việc “mùa vụ”, mà cần được thực hiện thường xuyên, như một phần trong công việc hằng ngày.
Khi đã đạt được sự ngăn nắp và sạch sẽ ban đầu, bước tiếp theo là Seiketsu – chuẩn hóa. Điều này có nghĩa là xây dựng các tiêu chuẩn trực quan và quy trình cụ thể để duy trì 3S đầu tiên. Các công cụ như bảng chỉ dẫn, sơ đồ bố trí, mã màu, nhãn dán, checklist công việc hàng ngày… sẽ giúp mọi người tuân thủ dễ dàng hơn. Mục tiêu của Seiketsu là đảm bảo mọi người đều hành động giống nhau, đúng chuẩn, bất kể là ca nào, bộ phận nào.
Bước cuối cùng – và cũng là khó nhất – là Shitsuke: kỷ luật. Một chương trình 5S thành công không phụ thuộc vào các công cụ vật lý, mà vào thái độ, ý thức và thói quen của nhân sự. Shitsuke nhấn mạnh việc hình thành văn hóa tự giác: mọi người làm đúng không vì bị giám sát, mà vì coi đó là trách nhiệm và niềm tự hào nghề nghiệp. Khi mỗi người đều có kỷ luật tự thân, nhà xưởng sẽ duy trì được sự ổn định, sạch sẽ và hiệu quả một cách bền vững.
Việc triển khai 5S không chỉ dừng lại ở việc “gọn gàng, sạch sẽ”. Doanh nghiệp sẽ thấy rõ nhiều giá trị cụ thể như:
5S là bước đi đầu tiên, nhưng không hề đơn giản. Để 5S phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần có cam kết từ lãnh đạo, đào tạo cho toàn bộ nhân viên, và duy trì bằng kỷ luật, kiểm tra thường xuyên. Khi được thực hiện đúng cách, 5S không chỉ làm đẹp nhà xưởng, mà còn làm sâu sắc thêm văn hóa doanh nghiệp, giúp sản xuất tinh gọn bắt đầu từ gốc rễ – con người và không gian làm việc hằng ngày.
