Operational Excellence
Lãng phí là gì?
Lãng phí là những hoạt động không tạo ra được giá trị cho doanh nghiệp và còn đẩy giá thành sản phẩm lên cao. Các loại lãng phí vẫn đang hàng ngày, hàng giờ hiện hữu trong doanh nghiệp/ quá trình sản xuất của bạn.
Để một doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển, mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của bạn đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Để tăng được lợi nhuận, lúc này doanh thu và sản lượng của bạn phải tăng đồng thời các chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh phải được cắt giảm. Là chủ doanh nghiệp, bạn cần xác định rõ những chi phí nào đem lại giá trị (Nhân công, hệ thống, nguyên vật liệu…) và những chi phí nào không tạo ra giá trị (hàng lỗi, tồn kho, xử lý sản phẩm không đạt yêu cầu khách hàng….) để loại bỏ ra khỏi doanh nghiệp của mình.
Trong bài viết này, Đức sẽ dùng Lean để giúp Bạn nhận biết được các loại lãng phí và triệt tiêu giúp cho doanh thu, lợi nhuận của công ty bạn tăng lên một con số đáng kể.
Tại sao phải loại bỏ lãng phí?
Bạn nghĩ khách hàng có lựa chọn mua hàng của bạn nếu giá bán sản phẩm/ dịch vụ cao hơn đối thủ trong khi chất lượng của hai bên tương đương nhau? Câu trả lời tất nhiên là KHÔNG. Quay ngược lại vấn đề, vậy điều gì khiến cho giá thành sản phẩm của bạn lại cao như vậy? Có phải đến từ những chi phí/ lãng phí không đáng có trong dây chuyền sản xuất? Triệt tiêu được các loại lãng phí, bạn không chỉ giải được bài toán về giá bán, mà có thể đạt được kết quả tuyệt vời hơn thế như:
– Lợi nhuận tăng bền vững.
– Chất lượng sản phẩm tăng, số lượng hàng hư, lỗi, không đạt yêu cầu giảm.
– Sản xuất đúng lúc (Just In Time), đáp ứng đúng thời hạn yêu cầu của khách hàng.
– Sắp xếp lại nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, hiệu quả.
– Giảm lượng hàng tồn kho.
– Nâng cao sự hài lòng của khách hàng (giao hàng đúng hạn, chất lượng sản phẩm tốt, giá thành hợp lý)
– Sắp xếp nguồn nhân lực phù hợp, đúng người đúng việc đúng thời điểm.
Trong sản xuất thường gặp 7 loại lãng phí phổ biến như:
– Lãng phí trong vận chuyển
– Lãng phí hàng tồn kho
– Lãng phí trong thao tác
– Lãng phí thời gian chờ đợi
– Lãng phí quy trình
– Lãng phí sản xuất thừa
– Lãng phí sản xuất hàng hư, lỗi
Ngoài ra, còn một số loại lãng phí khác nữa Đức sẽ chỉ cho các bạn thấy trong phần cuối của bài viết này.
Vận chuyển là quá trình di chuyển nguyên vật liệu từ công đoạn này sang công đoạn khác, từ nơi này sang nơi khác… trong quá trình sản xuất. Hoạt động này cần đầu tư con người, xe tải, xe nâng…. tiêu tốn của bạn rất nhiều chi phí nhưng không tạo ra giá trị cho sản phẩm. Chưa kể, quá trình di chuyển chưa được tối ưu khiến quãng đường, thao tác dài hơn, tốn thời gian hơn.
Để giải quyết vấn đề này, trong Lean có công cụ 5S (sẵn sàng – sạch sẽ – sắp xếp – sàng lọc – săn sóc) có thể giúp bạn tối ưu được việc bố trí máy móc, hiển thị trực quan các khu vực, thứ tự sắp xếp các hàng hóa ưu tiên khiến cho các thao tác được liên tục và rút ngắn thời gian vận chuyển giữa các công đoạn. Ngoài ra phương pháp này còn giúp nâng cao ý thức của người lao động, quy định nơi để nguyên vật liệu, dụng cụ đúng nơi quy định và trả lại đúng chỗ cũ khi dùng xong. Bên cạnh đó, bạn có thể cân nhắc việc đào tạo công nhân đa kĩ năng và tư thế chuẩn trong quá trình sản xuất.
2. Lãng phí hàng tồn kho:
Khi bạn có hàng tồn trong kho, ẩn trong đó là vô cùng nhiều những lãng phí đi kèm: không gian kho, hư hao về chất lượng sản phẩm (do điều kiện/ thời gian bảo quản trong kho không tốt hoặc để lâu bị hết hạn…), lãng phí về nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp, nhân lực để quản lý kho, thuê mặt bằng… Để loại bỏ được lãng phí này, Đức sẽ chỉ cho bạn một số cách sau:
Thao tác được hiểu là những cử động của người lao động trong quá trình sản xuất sản phẩm. Một số lãng phí trong thao tác như: di chuyển, sắp xếp lại nguyên vật liệu, bán thành phẩm, di chuyển máy móc…
Ví dụ: Người công nhân phải cúi người để lấy sản phẩm lên chuyền, sau đó lại bỏ xuống giỏ bên dưới, những thao tác này không những là thao tác thừa, mà còn gây ảnh hưởng cho sức khỏe người lao động. Giải pháp cho tình huống này là bạn sắp xếp lại khu vực làm việc, để nguyên vật liệu ở tầm ngay thắt lưng để giảm được việc cúi người cũng như thời gian cúi gập.
Bạn có thể dễ dàng nhận ra loại lãng phí này khi thấy tình trạng công nhân và máy móc không có việc để làm, phải dừng máy để chờ đợi công đoạn trước, chờ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc không biết cách để làm, phải chờ người hướng dẫn…. Điều này khiến cho thời gian bị tiêu tốn mà không tạo ra giá trị, công việc và dây chuyền bị trì hoãn…
Giảm được lãng phí này thì dây chuyền sản xuất của bạn sẽ trở nên liền mạch, hệ thống hơn, quá trình chuẩn bị được tốt hơn, đồng thời cần có những quy định về vị trí đặt nguyên vật liệu hay thời gian để xin xét duyệt, thời gian vận chuyển…. để nhằm tối ưu chúng. Bạn cần nghiêm túc nhìn nhận lại những khâu nào đang vướng mắc do chờ đợi, việc chờ đợi này nếu không cần thiết thì cần loại bỏ hoặc cắt giảm chúng.
Sản xuất thừa là khi nhà máy của bạn sản xuất ra lượng hàng hóa vượt quá yêu cầu mà không làm gia tăng giá trị cho khách hàng. Điều này cũng hoàn toàn dễ hiểu khi doanh nghiệp bạn có thể giao hàng ngay khi có khách đặt hàng. Tuy nhiên, lãng phí này sẽ đi kèm một loạt các lãng phí khác: hàng tồn kho, chi phí quản lý, bảo quản hàng hóa, tốn không gian kho, nguồn vốn bị đóng băng… Nguyên nhân của lãng phí này có thể đến từ việc quản lý không chặt chẽ số lượng được yêu cầu và số lượng sản xuất. Để tránh được lãng phí này, bạn cần hiểu mong muốn thực sự của khách hàng là gì, hiểu đúng nó và sản xuất đúng, đủ số lượng khách hàng yêu cầu. Một số công cụ trong Lean có thể giúp bạn triệt tiêu loại lãng phí này như: Phương thức sản xuất Kanban hoặc cân bằng chuyền (tránh có công đoạn sản xuất quá nhanh, công đoạn khác lại không theo kịp…)
6. Lãng phí thừa quy trình:
Cũng như các lãng phí khác, thừa quy trình là việc không tạo ra giá trị nhưng chúng ta vẫn hàng ngày hàng giờ làm theo như một thói quen. Lãng phí này có thể nhận ra khi bạn dùng những công cụ không phù hợp, những máy móc kĩ thuật quá khổ, không cần thiết hoặc những quy trình hoạt động phức tạp, qua nhiều phòng ban, giấy tờ… bạn cần nhìn lại các quy trình bên mình và tinh chỉnh sao cho tối ưu nhất: trong thời gian ngắn nhất với chất lượng tốt nhất hoặc có thể áp dụng môt số cách sau:
Đây là loại lãng phí dễ dàng nhất để nhận ra nhưng cũng là lỗi nghiêm trọng nhất: lắp nhầm nguyên vật liệu hoặc bỏ sót một chi tiết trong khi sản xuất lắp ráp, vết trầy xước trên bề mặt sản phẩm, trình tự chi tiết của sản phẩm không đúng…. Điều này có thể phản ảnh chất lượng sản phẩm, quy trình sản xuất chưa chặt chẽ hoặc có lỗ hổng. Khi xuất hiện hàng lỗi, bạn tốn thời gian và việc xử lý chúng: tái chế hoặc bỏ đi, kéo theo lãng phí về nguyên vật liệu, nhân công và thời gian sản xuất lại, các giấy tờ, quy trình phát sinh. Hậu quả nghiêm trọng nhất của vấn đề hàng lỗi có thể dẫn tới chậm đơn hàng, khách hàng phạt đơn hàng hoặc nghiêm trọng hơn nữa là bị khách hàng hủy đơn hàng. Để tránh được lãng phí này, ngay từ đầu, bạn cần kiểm soát chặt chẽ, ngăn ngừa các nguy cơ dẫn đến hàng lỗi. Lúc này công cụ Poka Yoke trong Lean rất hữu ích, sẽ giúp bạn phát hiện ra lỗi và tránh việc lặp phải lỗi đó trong quá trình sản xuất.
Ngoài 7 loại lãng phí nêu trên, với kinh nghiệm hơn 15 năm thực tiễn triển khai cùng nhà máy, Đức còn nhận thấy một số loại lãng phí khác như:
Để loại bỏ những lãng phí về nguồn nhân lực, bạn cần:
Lãng phí luôn là vấn đề nhức nhối với mỗi doanh nghiệp. Sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) sẽ tập trung vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng, tập trung sản xuất những thứ khách hàng thực sự cần và mong muốn một cách tối ưu nhất. Lúc này các loại lãng phí sẽ tự động triệt tiêu.
