Operational Excellence
Thay đổi là cụm từ mà có lẽ hầu hết các doanh nghiệp lâu năm e ngại nhiều nhất mỗi lần nhắc đến. Cũng bởi vì đã có lâu, mọi thứ đã vào quy trình và những thay đổi mới nếu không đúng có thể ảnh hưởng đến bộ máy khổng lồ có giá trị lên đến hàng tỷ đô.
Đó là lý do sự tiếp cận đúng lúc, tạo dựng được niềm tin và khẳng định giá trị mang lại cho doanh nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều cho việc thay đổi hay tối ưu này. Ngay khi làm được những điều nói trên, doanh nghiệp dù lâu đời và lớn đến mấy cũng có thể được thuyết phục và họ an tâm để bạn đồng hành và cùng chọn thay đổi.
Với dự án Tối ưu thiết kế nhà máy mới ở Mỹ Xuân, BRVT của một tập đoàn Đài Loan chuyên về vải có độ co giãn cao, Đức đã chứng minh những điều mình khẳng định phía trên khi thu về kết quả mỹ mãn:
Để có được kết quả nói trên, ngoài kinh nghiệm và kiến thức chuyên ngành thì việc cảm và thấu hiểu những giá trị vốn có của một nhà máy thành lập hơn 10 năm mới là điều tối quan trọng. Cách mà Đức tiếp cận nhà máy không đơn thuần là suy nghĩ “kiếm khách để làm” mà đến từ việc tạo dựng các giá trị song hành. Để biết được giá trị song hành này là gì, hãy dõi theo tiếp câu chuyện này của Đức ở phần sau của bài viết.
Trong thời gian từ 2012 đến 2017, Đức là Lean Manager đầu tiên của Nike ở Việt Nam cho mảng may mặc, dụng cụ, và sau đó quản lý thêm các nhà máy da giầy.
Nhà máy thuộc tập đoàn Đài Loan với thâm niên hoạt động tại Việt Nam hơn 10 năm cũng đầu tư thiết lập khu phức hợp riêng từ đan vải (knit fabric) đến may mặc. Tập đoàn này nổi tiếng với dòng sản phẩm vải thun có độ co giãn cao dùng trong thể thao như quần áo chạy bộ, yoga… Do đó, cũng khá dễ hiểu khi doanh nghiệp có các khách hàng lớn thường là thương hiệu đồ thể thao nổi tiếng như Nike, Adidas, Under Armour và nhiều thương hiệu toàn cầu khác.
Lúc này, Đức làm việc cùng khách hàng vừa là người quản lý, trực tiếp đưa yêu cầu về hệ thống, cách làm, vừa là cố vấn chuyên môn đưa ra lời khuyên, tư vấn cho nhà máy vượt qua những rào cản trong quá trình triển khai. Chính cơ duyên hợp tác từ 3 năm trước, hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp và tạo dựng niềm tin bằng kết quả của các dự án trước, Đức nhanh chóng có cơ hội tiếp tục đồng hành cùng tập đoàn trong dự án xây nhà máy mới vào năm 2016.
Năm 2016, nhận thấy lợi ích đối với ngành công nghiệp may mặc trong những thay đổi của thời đại khi Việt Nam gia nhập Hiệp định thương mại xuyên Thái Bình Dương – TPP, tập đoàn này quyết định đầu tư xây dựng nhà máy mới với với quy mô 10,8ha với tổng vốn đầu tư 50 triệu USD tại KCN Mỹ Xuân, BRVT (kế bên nhà máy vải đã có sẵn).
Thông thường, các tập đoàn của Đài Loan, Hàn Quốc khi mở nhà máy mới, họ đã có sẵn mô hình và thiết kế của những nhà máy cũ, chỉ việc chỉnh sửa một chút. Với kinh nghiệm làm việc sâu để tối ưu vận hành nhiều nhà máy khác nhau, đồng thời cũng hợp tác trong hàng chục dự án cải tiến trước đó, Đức thấy đây là cơ hội hiếm có để giúp khách hàng có được một bước nhảy vọt về hiệu quả sản xuất khi tối ưu nhà máy từ khâu thiết kế.
Việc mở chi nhánh mới liệu có nhất thiết phải giống như cách thức xưa nay, xây dựng cái mới dựa trên thiết kế cũ đã có vài chục năm. Cách làm này có quá lỗi thời và không còn đủ sức tạo sự cạnh tranh với các đối thủ nặng ký khác? Nếu chọn đổi mới, ai sẽ là người chịu trách nhiệm thực thi, quản trị rủi ro và thời gian hoàn vốn? Thêm nữa, nếu thiếu sót trong việc thiết lập cơ sở mới hoàn toàn có thể đẩy dự án đến bờ vực phá sản.
Thấu hiểu những vấn đề nói trên khi đã có cơ hội làm việc với nhà máy trước đó của tập đoàn cơ sở tại Nhơn Trạch – Đồng Nai, Đức nhanh chóng liên hệ với người phụ trách dự án mới và đề xuất để mình hỗ trợ trong lần xây dựng mới này. Đức có niềm tin, bằng kinh nghiệm làm việc trước đó và nắm giữ những bí quyết tối ưu nhà máy, Đức và công sự có thể giúp sơ sở mới này của khách hàng hoàn thiện hơn và loại bỏ những sai lầm, lãng phí không đáng có trước đó.
Các giá trị cũ của doanh nghiệp lâu năm vẫn giữ gìn, phát triển những cái mới để đảm bảo tối ưu chi phí bền vững và đúng với cam kết của Đức khi nhận bất cứ dự án nào. Kết quả sẽ là những con số thực chứng minh những cải tiến theo phương pháp Lean – Sản Xuất Tinh Gọn.
Ngay khi biết về thông tin dự án, Đức nhanh chóng liên hệ với giám đốc nhà máy mới và tiến hành lập team Lean để tham gia cùng thực hiện. Đức cùng đội ngũ của mình đã tập trung tư vấn cho khách hàng tối ưu năng lượng thiết kế xanh để giúp đỡ nhà máy trong chuỗi cung ứng này (dựa trên những kinh nghiệm trước). Ở cương vị quản lý, Đức tin việc hợp tác và hỗ trợ này chắc chắn tạo ra giá trị song hành, tốt cho người và tốt cho mình. Không chỉ giúp khách hàng hoàn thiện quy trình, đem đến chất lượng sản phẩm cao mà còn giúp Nike nhận lại các giá trị tương đương ở những đơn hàng lớn.
Bước đầu gỡ rối là bước đầu hiểu về người có cấp vị cao nhất. Nhà máy có chủ doanh nghiệp người Đài Loan và bản thân họ của có kỹ sư trưởng riêng cho dự án. Thời điểm đó, Đức được giới thiệu để làm việc chung với một bác kỹ sư trưởng (Chief Engineer). Được biết, bác này là người thiết kế tất cả ngóc ngách của nhà máy trước đó và cũng là người hiểu rõ bộ máy vận hành doanh nghiệp lâu đời. Tất cả các bên thầu xây dựng, tư vấn thiết kế đều dưới quyền bác này.
Nhiệm vụ của Đức là phải làm việc được với bác này, đưa ra lời khuyên thích hợp để mọi điều chỉnh dù mới những vẫn không đi khỏi quỹ đạo ban đầu.
Ngoài ra, Đức cũng phải làm việc với Phó chủ tịch tập đoàn tài chính (CFO) để cân nhắc chi phí thay đổi và đầu tư. Việc thuyết phục thành công CFO có ý nghĩa vô cùng lớn vì người này sau đó sẽ làm việc trước tiếp với CEO để quyết định có làm hay không. Nếu không đủ niềm tin và dẫn chứng cụ thể, thì những gì đã trình bày chỉ mang tính chất tương đối, khó lòng tạo nên niềm tin để vị CFO này bàn việc với cấp cao hơn. Điều quan trọng là họ phải tin tưởng bạn thì mới giúp bạn ở bước cuối cùng.
Ngay khi nhận cái gật đầu thực thi dự án, Đức và công sự tiến hành thảo luận cùng ban lãnh đạo nhà máy, tư vấn chọn địa điểm xây nhà máy tối ưu về chuỗi cung ứng: gần cảng, gần sân bay, gần các nhà cung cấp… Tọa lạc vị trí đắc địa là điểm lợi cực lớn với mỗi doanh nghiệp vì hạn chế được tình hình trễ hàng do giao thông bất tiện hay điều kiện thời tiết khó khăn.
Trong khâu sản xuất, Đức thành công tìm ra những điểm chưa tối ưu trong dòng chảy nguyên vật liệu, và di chuyển của con người. Các nhà máy trong chuỗi cung ứng càng gần nhau càng tốt, khi đó thời gian càng được tối ưu. Ở đây, vấn đề của các kho vật liệu là vị trí sắp đặt chưa hợp lý, chu trình lòng vòng như đĩa mỳ spaghetti không lối thoát. Vừa làm mất thời gian vừa khó kiểm soát vận hành. Đức nhanh chóng hỗ trợ và giúp nhà máy làm tinh gọn dòng chảy và tối ưu hiệu quả vận chuyển. Giải pháp này đã đem đến kết quả mỹ mãn tăng 50% chuyền máy (kết quả cụ thể mà Đức trình bày ở phần đầu bài viết).
Sau khi chọn địa điểm, tiếp đến là hướng dẫn tối ưu thiết kế các xưởng bên trong nhà máy. Trong quá trình làm việc và triển khai trong những nhà máy cũ trước đó, Đức nhận thấy việc xây dựng building hình chữ nhật và hẹp chiều rộng sẽ dễ quản lý hơn. Lợi ích của việc thiết kế này có thể nói tới như dễ dàng lắp đặt hệ thống làm mát, tối ưu dòng chảy bán thành phẩm, tối ưu diện tích lối đi, hạn chế tối đa lãng phí không gian…
Ngoài ra, việc đặt nhà xe ở đâu cho công nhân tiện ra vào và đảm bảo an ninh, canteen nên nằm vị trí nào cho tiện đi lại và an toàn phòng cháy chữa cháy vì khu vực nấu nướng thường nấu bếp gas cũng được đầu tư đúng mức. Các cảnh báo về phòng cháy chữa cháy và an toàn lao động trong khu vực này cũng được đề cao để đảm bảo an toàn cho đầu bếp và nhân viên toàn công ty.
Nhờ vậy, nhà máy nhanh chóng giảm được lãng phí trong vận chuyển, xây dựng không cần thiết và giảm thời gian đi lại. Tối ưu diện tích xưởng để tăng số chuyền sản xuất. Đức và cộng sự cũng tìm ra giải pháp để tiết kiệm năng lượng: làm mát, chiếu sáng, hơi, đốt …
Bên cạnh đó, việc thiết kế an toàn cho các mối nguy bên ngoài xưởng ( do xe tải, xe công ten nơ, căng tin có bếp gas …) đến các mối nguy bên trong xưởng (hàng chất cao, xe nâng, tư thế làm việc …) cũng vô cùng cần thiết.
Sau cùng, chính là đảm bảo an toàn sản phẩm: chống mất đồ và an ninh sản phẩm (lô sản phẩm chưa được công bố, vật lạ, kim loại trong sản phẩm) trước khi xuất xưởng, tránh ảnh hưởng đến khách hàng và uy tín công ty.
Với những công ty Việt Nam kết hợp Đài Loan, các yếu tố phong thuỷ trong việc xây dựng site layout có vai trò quan trọng và được xem là yếu tố quyết định sự hài hoà cuộc sống và công việc. Họ tin rằng, nếu làm đúng theo những quy chuẩn khoa học phong thuỷ sẽ đem đến máy và giúp công ty phát triển mỗi ngày. Nếu bạn làm cho những đơn vị này, nhất định không thể bỏ qua bước tìm hiểu văn hoá này của công ty.
Tối ưu nhà máy ngay từ khâu thiết kế hiệu quả hơn rất nhiều so với sau khi xây dựng xong. Có thể tối ưu từ địa điểm, chuỗi cung ứng, đến sắp xếp các xưởng, công đoạn ở đâu cho giảm bớt vận chuyển, đi lại, sai sót hay tai nạn lao động, sau đó mới đến tối ưu bên trong mỗi xưởng. Việc làm này không những tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu được ngân sách của công ty, hạn chế sửa chữa nhiều lần khi nhà máy đã đi vào hoạt động.
Sau cùng, Đức muốn bạn biết rằng dự án mà mình vừa chia sẻ chỉ là một trong hàng chục dự án mà Đức cùng đồng đội hợp tác với tập đoàn Đài Loan này. Niềm tin mà Đức xây dựng để thành công hợp tác lần này đến từ kết quả thực trước đó, giúp doanh nghiệp xây dựng và tối ưu từng hoạt động trong toàn bộ quy trình sản xuất.
Đây không phải là công việc dễ dàng vì như Đức ở nói đầu bài viết, nó đòi hỏi cái nhạy trong nghề. Việc giao tiếp tích cực, hiệu quả và có ảnh hưởng với khách hàng, đối tác và cộng sự chính là chìa khóa thành công của trường hợp này – Thấu hiểu để làm việc.
Lê Bang Đức
Chuyên gia Lean – Sản Xuất Tinh Gọn
